江苏省土地估价与不动产登记代理协会资料与档案管理暂行办法

为了进一步加强和规范协会资料与档案管理工作，充分发挥其在土地估价与不动产登记代理行业管理中的作用，参考《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，结合协会实际，制订本规定。

第一章  总  则

第一条  本规定所述的资料与档案是指会员单位资料（与会员单位有关的资料）、参考资料（协会购置的图书与期刊、重要会议材料、调研考察资料）和日常工作资料（文书档案、固定资产档案、人事档案、财务档案）。

第二条  协会按分类归口收集、整理，统一验收，集中保管和提供利用的原则，进行分工协作管理。办公室专门设立档案管理人员，负责资料与档案的整体工作，各部门配合档案管理。个人不得保管任何资料与档案，如确因工作需要，可以留存复印件。

第二章  归档范围和要求

第三条  协会需要归档的内容包括三类：会员单位资料、参考资料和日常工作资料。

第四条  会员单位资料包括:

1.会员单位申请入会、退会、开具证明的原件及协会的回复、证明文件；

2.会员单位涉及机构估价资质备案、土地估价师、不动产登记代理人执业留存的申请原件；

3.协会每季度报行政管理部门的新备案机构和变更备案机构的名单及变更事项。

第五条  参考资料包括：

1.因工作需要购置的图书与期刊；

2.赠阅的图书与期刊；

3.各类会议资料指协会人员参加的学术研讨会、业务培训会、工作会等各种会议材料；

4.协会人员外出学习、调研考察所收集到的有参考意义的各种资料。

第六条  日常工作资料包括：

1.协会日常工作过程中形成的文书类资料，包括协会收文及发文的传阅、签字原件、协会召开各类会议的通知、议程、会议材料和会议纪要等；

2.协会采购或接收的固定资产相关资料；

3.协会人事、劳动工资管理等过程中形成的资料；

4.协会日常财务工作过程中形成的相关资料。

第七条  会员单位资料由会员部负责整理；参考资料和日常工作文书、固定资产、人事资料由办公室负责整理；财务工作资料由财务部负责整理。各部门需及时完成资料的整理、登记工作，由档案管理人员负责全年资料的归档工作并提供查阅利用。参考资料、文书档案、人事档案、固定资产档案由办公室统一保管。财务档案由财务部统一保管，查阅时须按此类档案查阅规定执行。

第八条  归档资料应完整、客观真实、准确无误，签字页、正文、附图、附表、附件、照片等要完整齐全，文、图应印制牢固、着墨清晰、有利于长期保存。电子资料要与相应纸质资料版本一致。

第三章  归档流程

第九条  归档工作全流程一般分为：资料分类与整理、资料组卷与装订、资料排序与加盖归档章、文件编号与编目、建帐装盒、移交入库排架等七大环节。档案管理人员必须对各部门提交的资料进行认真查验，不得将欠缺的资料归档。

1.分类与整理

一般按资料题名与内容进行分类整理。正常情况下，以A4纸为参考标准，对纸张不规范的资料进行统一，“超大者”进行折叠；“过小者”用A4纸进行托裱；图件按210mm×297mm规格折成手风琴式，图面朝里，图签朝外，不易折叠的图件应加图袋（筒）包装。

2.组卷与装订

归档文件整理单位是“件”，一般以每份文件为一“件”。当“件”与“件”关联性强，利用时通常需要相互查证时，文件实体不宜分散，这种情况允许将这些文件两份或多份合订作为一“件”处理。

将组卷好的归档文件按“件”装订。一般采用左侧装订，少数情况采用左上角装订，厚度不超过20mm，以不压字，不掉页，利用方便为原则。

3.排序与加盖归档章

组卷装订好的件按一定逻辑关系与顺序进行排序。

在组卷装订好的归档件右上角空白处逐“件”加盖归档章（档案号、类别号、顺序号）。

4.文件编号和编目、建账装盒

第一步：将组卷装订好的归档件编号，即填写归档章内容（档案号、盒号、顺序号）。

档案号：一个项目工作资料编一个档案号。一般按资料归档时间的先后，“从小到大”依次编流水号。

盒号：一个档案装多盒时，以第一盒装满为止，依此编流水号。

顺序号：逐件编流水号，一件一号。图件编号为一图一件一号。

第二步：编写组卷装订好的文件页码。

文字与表的页码正面写在右下角，背面写在左下角；图纸的页码写在图签右下角或标题栏外右上方；成套图纸或印刷成册文件，可以不重新编页码。

第三步：编写组卷编码好的归档文件目录与备考表。一式两份，一份组成明细帐，一份作为归档文件的卷首和卷尾放入档案卷盒内。

详细技术要求参照资料归档通则和相关专业资料归档要求执行。

5.移交和入库

资料在移交和入库之前要由协会负责人进行验收。验收合格后，送至协会档案资料室，办理入库手续，并按资料档案编号顺序，上架排列新接收的归档资料档案。

第四章  资料的借阅与利用

第十条  项目工作资料档案原则上只提供协会内部借阅利用，包括电子查阅和纸质借阅两种方式。

协会工作人员因工作需要，确需借阅纸质件时，经驻会负责人确认同意，到资料室办理借阅手续。借阅期间，借阅人要保证资料的整洁、完好、安全，合理利用，并按时归还。

第十一条  协会工作人员因工作需要借阅利用资料档案过程中，要严格遵循保密规定，自觉维护协会利益。未经批准，严禁协会工作人员以任何形式向外单位或个人提供协会的成果资料。

第十二条  凡违反本规定造成协会资料档案损毁、丢失、泄密等事故的部门或个人，协会将根据情节轻重对责任人员给予处分；造成损失的，承担赔偿责任；对触犯法律的，依法追究法律责任。

第十三条  协会工作人员和档案管理人员工作调动，应当及时办理档案资料交接手续，经协会驻会负责人在交接清单上签字后方可离职。

第五章  附则

第十四条  本规定由省协会负责解释，自印发之日起试行。